Affichage obligatoire en PDF : modèles gratuits ou PDF prérempli à votre nom ?

Pourquoi tout le monde cherche un PDF, et pourquoi un PDF vide ne suffit pas

Le réflexe est logique : un fichier à imprimer, et l'obligation semble réglée. Mais plusieurs affiches doivent contenir des informations qui n'existent que pour votre établissement. L'employeur affiche l'adresse et le numéro d'appel du service de santé au travail compétent pour l'établissement, des secours et de l'inspection du travail compétente, ainsi que le nom de l'inspecteur (art. D4711-1 du Code du travail, version en vigueur depuis le 1er mai 2008).

Un PDF vide, avec des pointillés à la place des coordonnées, n'est donc qu'un point de départ. Il n'est pas illégal, mais il ne remplit l'obligation qu'une fois complété. La liste complète des affichages, selon l'effectif, figure dans notre guide de l'affichage obligatoire en entreprise.

Les fichiers officiels et gratuits : où les trouver et ce qu'il reste à remplir

Les sites publics consultés ne proposent pas de kit complet téléchargeable. Notre page affichage obligatoire gratuit détaille, affiche par affiche, ce que vous devez compléter et le temps que cela demande.

Ce qu'un PDF générique ne contient jamais

Quatre informations varient d'une entreprise à l'autre et ne peuvent pas figurer sur un modèle générique :

• Les coordonnées de l'inspection du travail compétente pour votre établissement et le nom de l'inspecteur, ainsi que celles de votre service de santé au travail (art. D4711-1).
• L'intitulé de votre convention collective et des accords applicables, avec le lieu et les modalités de consultation (art. R2262-3, version en vigueur depuis le 23 octobre 2016).
• Vos horaires collectifs : heures de début et de fin du travail, heures et durée des repos (art. L3171-1), dans un horaire daté et signé (art. D3171-2).
• Les modalités d'accès de vos salariés au document unique d'évaluation des risques (art. R4121-4).

Si vous avez plusieurs établissements, prévoyez un jeu d'affiches par site. Le service de santé au travail et l'inspection du travail compétents changent d'un établissement à l'autre, et l'horaire collectif s'affiche dans chacun des lieux de travail auxquels il s'applique (art. D3171-2). Un même PDF ne peut donc pas servir partout.

Certains secteurs ajoutent leurs propres affichages, propres à leur activité ou à l'accueil du public. Pour un restaurant, par exemple, voir notre page affichage obligatoire en restaurant.

Le PDF prérempli à partir du SIRET : comment ça marche

Certaffiche part de votre numéro SIRET. Le service retrouve votre établissement, vous propose la convention collective associée à votre activité, que vous confirmez, et prépare les affichages avec les coordonnées correspondantes. Vous voyez un aperçu gratuit avant tout paiement ; le pack se règle ensuite en une fois (29,90 € HT) et se télécharge en PDF au format A4, prêt à imprimer.

Certaffiche est un service privé et facultatif, édité par la société SBEV, sans lien avec l'administration. Les affichages générés ne dispensent pas de vérifier qu'ils correspondent à votre situation réelle : horaires pratiqués, établissements, effectif.

Format A4, impression, plastification : conseils pratiques

Les textes n'imposent pas de format, à une exception près : la signalisation de l'interdiction de fumer reproduit le modèle de l'arrêté du 21 juillet 2025 et en respecte les dispositions graphiques. L'horaire collectif doit être affiché en caractères lisibles, de façon apparente (art. D3171-2).

• Imprimez en A4, en taille réelle, sans réduire la page pour faire tenir deux affiches sur une feuille.
• Plastifiez ou placez les affiches sous pochette pour les protéger, si elles restent lisibles.
• Placez-les dans un lieu de passage accessible à tous les salariés, comme la salle de pause, et affichez l'horaire collectif dans chacun des lieux de travail auxquels il s'applique.
• Notez la date d'impression sur chaque affiche : elle facilite les vérifications suivantes.
• Gardez le fichier de chaque version : il permet de retrouver ce qui était affiché à une date donnée.

Mettre à jour un PDF quand la loi change

Un PDF n'est pas figé pour toujours. Les textes à reproduire changent : l'article 222-33 du Code pénal, version en vigueur depuis le 20 août 2026 sur le harcèlement sexuel a pris une nouvelle rédaction en août 2026, et les modèles de signalisation de l'interdiction de fumer ont été refondus par l'arrêté du 21 juillet 2025. Vos propres données changent aussi : toute modification de l'horaire collectif donne lieu, avant son application, à une rectification affichée (art. D3171-3).

Vous pouvez suivre ces changements vous-même sur Légifrance. L'abonnement facultatif Certaffiche+, à partir de 10 € HT par mois (12 € TTC), envoie les affiches mises à jour lorsqu'un texte change.